会计实务:实用的查账方法

实用的查账方法 方法一:账证核对 注册会计师之所以能通过会计报表、账册以及凭证的核对,查清已发生的经济 事项,并对之下结论,是与其审计对象-当前财务会计的特征分不开的。财务会计 的主要特征及账证核对的 主要方式是: 1.原始凭证的要素能够说明经济事项发生的时间、地点、金额、数量以及具体 负责的人员。因此,在财务会计中,强调原始凭证要素几乎成为所有国家的法律 要求。其目的就是通过要素的牵制,达到能证实已发生经济业务的真实性。因此, 只要查对证实账册记录的原始凭证是否存在、要素是否完备,往往就能判定过去 的经济业务有否发生。 2.复式记账能够说明经济事项发生时的来源与去向 (复式记账在 1494 年由意大 利修道士巴其阿勒总结得出) 。由于复式记账能清楚地将所发生的经济业务,通过 双重记录说明企业资源的来源与去向。因此,熟悉了复式记账,就能随心所欲地 将账本所记的内容,转化为已发生的经济业务过程录像。复式记账的科学性,就 在于此。 3.权责发生制会计能够很好地确认应尽的义务与应得的权利,并能较好地将这 些权利与义务进行适当的配比。美国会计学会在 1940 年出版的《公司会计准则结 论》一书中,对权责发生制会计是这样论述的:“在外行人看来, ‘成本’表示现 金支出, ‘收入’和‘收益’意指收到的现金。但配比概念意义更深。会计并不比 较现金收支,而是力量与成就、劳务的获得与提供、所取得的(货物或劳务)价 格总计与处理(货物或劳务)的价格总计。所有这些均包含在‘成本与收入’和 ‘权责发生制’会计之中”。 (P16)因此,权责发生制会计能更正确地将没有收 到但权利已获得,或尽管没有支付但义务必须承担的业务也统统包括进去,从而 使会计能更真实地反映所有发生过的经济业务。 牢牢掌握现代财务会计三大特征,认认真真地进行账证核对,许多虚假会计信 息都会被一一揭穿。由此可见,以会计为媒介而产生的审计业务,造就了注册会 计师对会计语言的天生敏感性。以账表核对、账账核对、账证核对为主的查账方 法,形成了注册会计师第一大技术。 方法二:函证与盘点 1939 年发生的美国麦克逊、罗宾斯药材公司虚假会计报表案,敲响了仅仅停留 在账面审计的警钟。麦克逊、罗宾斯药材公司在熟悉了普华会计师事务所账表核 对、账账核对以及账证核对的传统查账方法之后,就开始在账表证上做文章,也 就是我们常说的虚开发票与账单。普华会计师事务所在赔偿了五十万美元之后, 总结出了在查账过程中,除了传统的账表核对、账账核对以及账证核对之外,还 必须对资产负债表中的所有有形资产进行盘点,对所有的具有权利与义务债权与 债务进行函证(主要是对存货与应收应付款进行盘点与函证) 。 在 1999 年的一次研究中,Tradeway 委员会的赞助机构委员会发现,错误的资 产计价几乎占所有财务报表舞弊案件数量的一半,而存货高估则构成资产计价舞 弊的主要部分。存货计价涉及两个要素:数量和价格。确定现有存货的数量常常 比较困难。因为货物总是在不断地被购入和销售,不断地在不同存放地点间转移 以及投入到生产过程之中。存货单位价格的 计算同样可能存在问题。采用先进先出法、后进先出法、平均成本法以及其他 的计价方法所计算出来的存货价值将不可避免地存在较大的差异。正因如此,复 杂的存货账产体系往往成为极具吸引力的舞弊对象。不诚实的企业常常利用以下 几种方法的组合来进行存货造假:虚构不存在的存货,存货数量操纵,不记录存 货的购入以及虚假的存货资本化。所有这些精心设计的方案有一个共同的目的, 即增加存货的价值。 证实存货数量的最有效途径是对其进行整体盘点。注册会计师执行该程序时, 只要稍加注意,就能发现存货舞弊问题。如: (1)管理当局的代表往往跟随注册 会计师并记录下测试的结果。因而,审计客户可能将虚构的存货加计到未被测试 的项目中,这将错误地增加存货的总体价值。只要注册会计师在每页末端不留空 白或注意最后一笔存货的号码,则客户的伎俩就容易被揭穿。 (2)在执行盘点测 试程序时,注册会计师一般会事先通知客户测试的时间和地点。对于那些有多处 存货存放地点的公司,这种预警使管理当局有机会将存货短缺隐藏在那些注册会 计师没有检查的存放点。因此,注册会计师也可对没有预先告知的地点,进行临 时突击盘点,一般也能收到奇效。 (3)有时注册会计师还应执行额外的程序,以 进一步检查已经封好的包装箱。这样,虚报存货数量把戏就容易显形。 另外, 应收或应付账款的函证也是检查企业权利与义务的一个非常有效的方法。 企业为虚增资产,往往虚构应收账款,而为了低计负债,也往往不列或少列其应 付账款。 如在 1992 年, 一个诈骗者-ZZZZ 贝斯特公司的贝莱。 明克 (BarryMinkow) 曾说:“对于一个舞弊者来讲,应收账款作假是一个很好的方法,这样做很快就 会增加利润。但是它们也表明了一个现象:资金都被冻结在应收账款里了。”而 此时如果通过向外界发函询证,一般都能洞穿其把戏。为此,早期的美国会计师 协会曾规定:如果注册会计师无法对存货进行盘点,或无法对应收应付款进行函 证时,一律不准签发无保留意见审计报告。 方法三:内控测试 注册会计师的查账对象是会计的账册凭证。到了二十世纪之后,随着公司规模 的扩大以及业务内容的创新, 特别是股份制企业在地域上或业务量上的无限扩张, 使得注册会计师所需审核的会计信息越来越宽泛。 过去那种依靠传统的逐页核对、 逐笔检查的手工方法,既旷日费时,也无法作出质量保证。于是,一些聪明的注 册会计师开始将眼光转向了产生这些会计信息的过程。如果在收集、整理、汇总 以及核算会计报表过程中,有很好的控制保护措施,那么会计报告的质量也应该 是可靠的。而观察会计报告的产生过程,比盲目地逐笔核对,要省时省力得多, 也科学得多。于是,注册会计师开始走出舍本求木的误区,关注起与报表信息产 生过程有关的内部控制。 所谓的企业内部控制,实质上是为了保证业务活动的有效运行,保护资产的安 全和完整,防止、发

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