企业管理中执行力引发的故事

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企业管理中执行力引发的故事
文文章来源:http://www.winfreeinfo.com/vnews161.html 某日 老板陶总对负责管理部的李经理做了一个重要工作的安排,期间谈了两个小时,交代了事 情的背景、重要性、目标、权限范围、风险等内容。 按照习惯,陶总在谈话结尾问:你清楚了吗? 李经理回答:没问题,我回去就安排人办。 李经理回到办公室,立即安排小彭等若干骨干,谈了 30 分钟,一一布置了任务。 注:陶总参加过很多企业管理的培训,对于如何分配任务及其中要素和确认有着清楚的理 解。 两天后 陶总一直被一系列事情缠身,基本没去追问这件事情,但闲暇下来总觉得心里不踏实。 五天后 睡觉之前,陶总突然想起,打电话给李经理,追问进度,李经理说没有问题,已经安排得 力干将去执行了 陶总事务繁多,虽然他知道在何时李经理要拿出结果,但是没法清楚记得事件的具体时间 节点,虽然心里觉得不踏实,但是也难以及时地逐一追问进展情况。 两周后 惴惴不安的陶总又找李经理:期限要到了,到底进行得如何? 李经理的汇报让陶总大跌眼镜,嚷嚷到:你怎么这么干呢?我不是交代了该怎么做的吗? 李经理回答说:不对吧,我就是按照当时本子上记的你的意思去做的呀。 陶总:……! 陶总在和李经理交代事情时说得很清楚,李经理也确认听清楚了任务的内容。但是执行结 果为什么和陶总交付的大相径庭呢?陶总交代的内容和李经理听到的意思不一样吗?李经 理在给小彭属下交付任务时有疏漏吗?这个过程又没办法“回放”一遍,问题到底是出在 哪个环节呢? 陶总之失?李经理之误?小彭之过? 每个管理者,类似陶总经历的这种场景好像似曾相识。其实,现实中比这个故事更糟糕的 是,忙碌的管理者常常不知道是怎么失败的,因为他已经忘记了或者根本记不清楚下达的 每个任务的要求了。 仔细分析,案例中陶总对李经理是“口头分配任务” 。虽然陶总熟悉分配任务的要素以及要 及时跟进,但是口头授权的内容多而杂,重点不突出,导致李经理难以详细进行记录,对 于验收的标准也难以准确量化。其后,在陶总对李经理任务“一次分配”之后又发生了李 经理对小鹏等若干骨干的“二次分配” 。二次分配之后,任务的发出者陶总便对小彭等人执 行得怎么样、执行中遇到哪些困难、出现什么风险等等更是无从知晓,只能等李经理来汇 报了。从实际执行的角度,陶总完全失去了对这一工作的过程把控和监督。

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另外,在“口头分配——二次分配——实际执行”这一过程中,还存在着诸多导致任务失 控的因素: 一,李经理差异或歪曲理解陶总的授权内容,信息在多级分配中发生衰减、变形。李经理 按自己的思路去领悟陶总的意思。所以陶总在交代任务之后问“你清楚了吗?”的时候, 李经理自信地表示“没问题” 。 二,陶总作为任务分配者与多级分配中的最后执行者缺乏有效沟通和信息对称。由于没有 这样的信息对称,小彭等实际执行者执行得正确与否陶总并不知晓,更别提上述的信息衰 减和歪曲变形了。 三,陶总缺乏有效的跟踪执行过程的监控方法,只能依赖李经理的及时汇报或者是自己突 然想起来再电话追问了。 四,陶总缺少监督、指导的有效手段,没有补充意见或调整任务的有效办法,难以在出现 风险时及时地进行调整规避风险。 面对在沟通和执行过程中的风险和挑战,陶总决定借助信息化的协同办公平台——伟峰 oa 协同办公系统来解决这一问题。让我们看看陶总是如何应用伟峰 OA 平台中的“任务指 示”这一功能,来解决有效任务下达-沟通-执行的问题的。 首先陶总通过协作平台下的“任务指示”对李经理进行工作任务的分配,5 分钟后,李经 理的电脑右下角伟峰小秘书弹出消息提醒——“陶总发来 XX 任务指示” 。李经理单击点 开,了解了全部任务内容后,输入处理意见,选择骨干小彭等人员,点击“提交”按钮, 便完成了任务的接受和对任务的二次分配。 陶总可以随时在“办理中”中查看小彭的执行状态和处理情况,并且给予催办、补充意见 等操作,根据事项的进展情况给与及时的信息补充和说明。 上述过程可见,伟峰协同 OA 办公平台的“任务指示”有效地帮助陶总避免了任务指示的 在信息传递过程差异或歪曲理解,信息在多级传递中不会再发生衰减变形了;任务的执行 过程可以直观地进行查看,陶总和最终执行者小彭间也有了充分沟通和信息对称的平台; 在“办理中”菜单下,陶总可以清楚看到自己交办的所有事项,不会再遗忘;通过补充意 见催办等功能,陶总可以随时对任务进行补充说明或调整,整个流程形成了一个全过程监 督和指导任务执行的平台和工具,彻底拜托信息不对称,执行不到位的烦恼。

关键词:企业管理 作者:OA 办公软件@深圳伟峰科技 修订 1.1 2011-09-26

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