向日葵志愿者协会工作手册

海洋科学与技术学院 向日葵志愿者协会

工 作 手 册

2015 年 9 月

目录
志愿者相关知识 ........................................................................................................................................ - 3 一、志愿者标志及其含义 ................................................................................................................ - 3 二、志愿者誓词 ................................................................................................................................ - 3 三、志愿者精神 ................................................................................................................................ - 3 向日葵志愿者协会概述 ............................................................................................................................ - 3 一、简介 ............................................................................................................................................ - 3 二、机构设置 .................................................................................................................................... - 4 三、品牌活动简介 ............................................................................................................................ - 4 希望乐园: ................................................................................................................................ - 4 助福学堂: ................................................................................................................................ - 4 阳台菜园: ................................................................................................................................ - 5 大型亲子活动: ........................................................................................................................ - 5 四、协会各工作职责 ........................................................................................................................ - 5 主席职责 .................................................................................................................................... - 5 副主席职责 ................................................................................................................................ - 5 部长职责 .................................................................................................................................... - 6 副部长职责 ................................................................................................................................ - 6 组长职责 .................................................................................................................................... - 6 各部门职能 ................................................................................................................................ - 6 志愿服务协会工作制度 ............................................................................................................................ - 8 一、协会干部宗旨及要求 ................................................................................................................ - 8 二、工作岗位责任制 ........................................................................................................................ - 8 三、各部门工作制度 ........................................................................................................................ - 9 工作计划与总结 ........................................................................................................................ - 9 协会活动开展模式 .................................................................................................................... - 9 协会活动开展流程 .................................................................................................................. - 10 四、例会制度 .................................................................................................................................. - 10 五、纪律 .......................................................................................................................................... - 10 七、请假制度 ...................................................................................................................................- 11 八、换届及纳新制度 .......................................................................................................................- 11 换届制度 ...................................................................................................................................- 11 纳新制度 .................................................................................................................................. - 12 九、办公室物资管理 ...................................................................................................................... - 12 九、办公室文件归档 ...................................................................................................................... - 12 十、奖励与考核 .............................................................................................................................. - 14 -

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十一、附则 ...................................................................................................................................... - 14 办公常识 .................................................................................................................................................. - 15 一、申请公寓及学子餐厅电子屏、教室以及主楼礼堂流程 ...................................................... - 15 二、信息通知格式 .......................................................................................................................... - 15 三、证明 .......................................................................................................................................... - 16 -

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志愿者相关知识
一、志愿者标志及其含义
标志的整体构图为心的造型,又是英文 “ 志愿者 ” 的第一个 字母 “V” ,为红色。图案中央是手的造型,也是鸽子的造型, 同时是英文 “ 青年 ” 的第一个字母 “Y” ,为白色。标志寓意为中 国青年志愿者向社会上所有需要帮助的人们奉献一片爱心,伸 出友爱之手,表达 " 爱心献社会,真情暖人心 " 的志愿者主题。

二、志愿者誓词
我愿意成为一名光荣的志愿者 我承诺尽己所能不计报酬 帮助他人服务社会 践行志愿精神传播先进文化 为建设团结互助平等友爱 共同前进的美好社会贡献力量

三、志愿者精神
奉献,友爱,互助,进步

向日葵志愿者协会概述
一、简介
向日葵志愿者协会是哈尔滨工业大学(威海)海洋科学与技术学院院团委指导的院 级学生组织, 是一个面向社区长期从事公益服务的学生组织。 协会成立于 2014 年 10 月, 在协会成立初期,得到了学校、海祥社区和助力社区志愿者服务中心的大力支持。协会 通过组织和指导全校大学生的志愿服务活动,努力弘扬“奉献、友爱、互助、进步”的志 愿精神,促进科教、文体、法律、卫生四进社区,推动社会主义精神文明建设。协会通 过开展区域性志愿的服务,与区域建立合作关系,将其作为长期性志愿服务基地,从而 改变其原貌。因此协会初期与海祥社区建立合作关系,在助力社区志愿者服务中心的指 导下进行志愿服务,进行社区营造。这样不仅大学生将所学知识应用到实际生活中,得

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到锻炼,实践能力得到提高,为将来在工作中打下坚实的基础,而且通过大学生参加志 愿活动带动社区居民,让居民的积极参与到社区治理、文化传播、儿童健康成长的美好 生活中来。在后期,协会制度及组织机构健全后,协会将扩大服务范围,尽可能地为社 会献出爱的力量,尽力为有需要的人们谋利益,送温情。协会同时立足于学校,切实为 同学们服务,使同学们感受到爱的温暖和生活的美好,使志愿服务真正成为青年学生完 善自我、服务社会的有效途径。

二、机构设置
协会设主席一名,副主席两名。下设办公室和活动部两大部门。办公室分管活动资 料的整理、活动宣传等。活动部依每学期计划设定几个志愿服务项目组,负责活动的策 划、监察。现已建立起 “主席—部长—组长”三级组织机构。志愿者按新老搭配以不同 的活动内容分为若干个小组,以老志愿者为组长协助管理。本协会已经形成一个相对完 善的独具特色的管理模式。

三、品牌活动简介
希望乐园: 其服务对为社区小学生。项目分为小学高年级组(3~5 年级)和低年级组(1、2 年 级)开展,高年级组周一~周四为辅导作业,周五通过秘密箱为他们答疑解惑,随后开 展游戏。低年级组在学习了一年的国学礼仪之后,周一 ~周四给小学生播放科普视频, 周五播放有关传统美德的视频,同时配以志愿者的讲解,并引导学生主动思考,并开启 秘密箱,解决孩子们的心理问题。在暑假或小学期进行兴趣培训,开拓小学生的视野, 引导学生形成自己的兴趣。希望乐园也是威海各大媒体关注的焦点,该项目获得过威海 日报、威海晚报的相继报道。 助福学堂: 其服务对象主要为社区居民,主要内容为在社区开展一系列的贴近生活的讲座。例 如养生讲座和居家小妙招讲座,在开展讲座的同时,也会现场为居民演示讲座中的具体 示范提供手动展示,让社区居民真正弄懂其中的道理,也让他们能够更好地记住。同时 每周派遣一个志愿者去社区,为对电脑感兴趣的居民答疑解惑。

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阳台菜园: 海祥社区内老年人口较多。为丰富老年人的业余生活,美化室内环境,阳台菜园小 组的志愿者们在社区工作人员的帮助下,联系到一些老人,帮助他们在阳台上利用家里 面的废弃物品培育花草,废物利用的同时还让老人们有事可做。 大型亲子活动: 每月至少在社区举办一次大型活动。 家长和孩子牵手投身大自然, 相伴走进大社会, 开阔孩子视野,密切亲子感情,密切家园关系,促进家园合作。亲子活动通过亲子群体 间的活动交流,增进亲情,增进家长及孩子间的感情,以提高孩子的综合能力,增强家 长与孩子之间的透明度、信任度,更好地发展儿童的社会交往能力。帮助家长营造与孩 子间的交流、交往,从而促进孩子健康成长的氛围。提高家长育儿的理念和技能,促进 孩子的健康成长.指导家长和孩子开展有情趣的亲子游戏活动, 使孩子在欢乐的游戏中长 身体、开心智。亲子活动同样能为社区带来活力,为社区居民提供一个“走出家门,亲 近自然”的机会。通过亲子活动放松人们平日忙碌的心情,培养孩子的创造性,促进家 庭内部的互动,使亲子关系更加密切。同时通过活动的开展促进邻里关系的发展,营造 社区的和谐氛围,加深居民对社区的认同感和归属感。

四、协会各工作职责
主席职责 1. 2. 3. 负责主持志愿服务协会日常工作,向团委指导老师汇报工作情况; 负责把握志愿服务协会的发展方向,作好志愿服务协会学生干部的思想教育工作; 负责定期召开工作会议,及时传达学校、团委的指示、决议,及时了解各部门的工 作开展以及广大志愿者的思想状况,并给予相应的指导; 4. 5. 负责研究、安排志愿服务协会的各项工作; 负责督促推进协会各管理制度的改进与落实。 副主席职责 1. 负责协助常务副主任做好协会的日常工作; 2. 负责及时向各部门传达并跟进活动任务,督促活动新闻与相关材料及时上交; 3. 负责全面协调各职能部门的分工合作,统筹活动开展,并使之得到落实; 4. 负责统筹协会评比、考核、激励机制;

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5. 负责审核上交材料,并及时反馈相关问题与意见; 6. 负责加强协会与其他志愿服务组织的联系; 7. 负责加强协会文化氛围建设。 部长职责 1. 负责统筹落实部门职能,主持部门日常工作; 2. 负责推进部门文化建设、氛围建设; 3. 负责合理安排部内工作以及各项活动,调动部门成员的积极性; 4. 负责组织部门培训工作,提高部门成员业务能力; 5. 负责组织统筹部门会议,定期开展部内工作总结,并及时反馈相关问题。 副部长职责 1. 2. 3. 4. 5. 协助部长落实部门职能与工作,指导干事完成部门工作; 负责组织、筹备并指导干事开展协会相关活动; 负责组织开展部门文化活动,促进部内及部门间交流; 负责落实强化部门评比、考核与激励机制; 负责强化部门制度化管理。

组长职责 1. 2. 3. 4. 负责安排好每一次活动的活动方案及分工; 每一次活动前组织人员对志愿者进行培训; 负责维护活动现场秩序,保证志愿活动的正常进行; 负责活动时督促拍照记录,活动后按时上交相关资料; 各部门职能 办公室 办公室是协会运作的枢纽,负责处理日常事务、统筹与协调协会内部的工作,为确 保协会各项工作的顺利进行提供后勤保障, 是志愿服务协会各部门之间以及协会与各院 (系)志愿服务组织之间信息窗口。 具体职能 1. 负责协会内部会议的通知发送、例会及开展活动出席情况的考勤与登记;

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2.

负责管理协会内部档案,并负责各项活动档案、会议资料及相关志愿者动态资料的 整理、立卷、归档和备份工作;

3. 4. 5. 6.

负责统筹协会办公室的物资管理以及清洁工作; 负责协会活动使用场地与物资的申请与管理; 负责管理协会的档案库,保存协会干事、活动志愿者的个人资料以及活动资料; 负责志愿服务小时数统计以及先进志愿服务项目组、志愿服务工作先进个人、优秀 志愿者的评选和表彰的有关工作;

7. 8. 9.

负责管理协会经费和财务工作; 负责督促落实协会工作制度。 负责对协会 QQ 群、微信、工作邮箱等等网络资料进行有效管理;

10. 负责对志愿服务活动进行宣传,包括前期宣传、活动过程的跟踪拍摄及后期宣传, 收集整理活动相关照片; 11. 负责联系院会新闻部撰写新闻并传校网。 12. 负责每学期一期的 《志愿者》 期刊、 《志愿活动一览表》 的组稿、 编排、 整理并存档; 13. 负责活动海报设计、喷画设计、传单、彩旗和横幅撰写与制作,以新颖的形式展示 协会将要举办的各项活动,活动后整理保管宣传工具; 14. 负责策划协会拓展活动及其他会内建设活动,加强协会内部的凝聚力; 15. 负责志愿者档案管理; 16. 承办上级交办的其他工作。 活动部 活动部是志愿服务协会对外拓展志愿服务活动的平台, 它负责加强对志愿服务项目 组的管理、与服务基地沟通联系,实现有效管理,协调促进各类志愿服务活动的开展, 引导各服务站成立志愿服务分队,筹建、管理专项服务队,建立校外志愿服务基地,探 索地方院校特色的志愿服务长效机制。采用项目化方式,组织协会成员开展工作,力求 做到“集思广益, 群策群力”, 让每个人都是主角。 同时, 还为为相关活动寻找合作伙伴, 组织对外志愿服务交流活动,加强协会与校外志愿服务组织间的联系,进行活动礼仪、 主持工作。

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具体职能 1. 2. 3. 负责协会临时活动的组织策划; 负责各志愿活动的监察和记录活动资料。 负责实现对协会成员、各院(系)志愿者骨干及活动志愿者的有效培训,提高志愿 服务骨干专业素质; 4. 5. 6. 7. 负责密切联系培训组织,拓展志愿者技能培训; 负责协会对外交流与合作,实现志愿服务活动水平的提高; 负责为相关活动寻找合作伙伴,募集经费,促进协会与有关组织社团间的合作; 负责组织志愿者开展活动经验交流会、开展志愿服务调研工作,并及时总结与反馈 相关情况; 8. 负责组织筹备协会与各院 (系) 服务站的统一活动, 协调各志愿活动项目组的活动, 灵活调度资源,避免活动冲突; 9. 负责建立校外志愿服务基地,并联系志愿服务基地,为我校进行长期、稳定、高质 量的志愿服务提供保障; 10. 负责加强协会与其它志愿组织之间的联系, 为我校志愿服务组织之间交流搭建平台; 11. 承办上级交办的其他工作。

志愿服务协会工作制度
一、协会干部宗旨及要求
1. 弘扬“奉献、友爱、互助、进步”志愿者精神; 2. 吃苦耐劳,以身作则,树立榜样作用; 3. 善于自我学习,自我批评和自我提高,虚心好学,勇于进取; 4. 兼顾学生工作与学习,全方面发展。

二、工作岗位责任制
1. 协会采取主席团责任制,协会各部采取部长责任制,在工作过程中出现问题,追 究个人责任;

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2. 凡有关协会整体性的工作,都由主席、副主席及各部门联合制订工作计划,如有 不同意见,可在决议形成前提出,一经决议,不得私自变动; 3. 协会各部部长应努力工作,勤于思考,勇于创新,遵守有关规定,全力投入到协 会及各部门的各项工作中; 4. 协会各部应积极、高效、保质、保量的完成好上级交办任务,不推诿,不拖拉, 不敷衍塞责,不推卸责任; 5. 办公室建立协会成员个人档案并负责做好各类出勤、工作表现等的记录工作。

三、各部门工作制度
1.工作计划与总结 1) 各部部长每月最后一周例会前必须向副主席提交月工作总结与展望表;工作计划 包括部门建设(职能发挥与优化,活动拓展),总结包括本月计划的实行率,一 月以来部门内部工作的经验总结,取得成效和不足之处; 2) 计划与总结是考核与评比的重要参考标准; 2.协会活动开展模式 志愿服务协会试行矩阵型组织结构,采用项目化管理。当开展活动时,各职能部门 各施其职,同时成立临时活动组。临时活动组设主要负责人,负责人实现对活动负责, 负责人可调度协会内部资源,各职能部门应密切配合,副主席负责督促活动负责人按时 完成活动要求、提高活动质量。对于突发性活动,由主席团直接委任负责人,成立临时 活动组完成活动。

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3.协会活动开展流程
成立活动小组(可自发成立) ,到办 公室申报登记 活动小组生成并完善策 划书 发现错误, 退回修改 交主席团评审

活动部跟进记 录、监察

开展活动, 活动小组 进行活动现场控制

通过 活动小组完善细节, 着手筹 备活动,副主席通知志服 团委终审

参与活动成 员于活动结 束后 2 天内 上交心得至 活动负责人

负责 人于 活动 结束 3 天 内上 交总 结材 料至 办公 室

办公 室于 活动 结束 后一 周内 上交 资料 到相 应人 员。

活动 部于 活动 结束 三天 内上 传新 闻稿 至团 委。

负责 人到 办公 室进 行活 动报 销。

活动 部进 行活 动效 果评 估调 查。

四、例会制度
1. 协会全体大会每学期至少召开 2 次, 协会各部门会议要求至少隔周召开一次, 地点自行安排。部长工作会议原则上要求每月一次,在月末举行; 2. 3. 会议地点时间由办公室筹备安排,办公室做好与院团委沟通联系工作; 办公室负责对会议现场进行布置、会前签到,按格式要求填写会议记录,并 按照办公室工作流程按时做好归档工作; 4. 5. 与会人员须在会前充分阅读会议材料,认真思考、积极发言; 穿着要大方得体,不穿背心、短裤、拖鞋、及过于暴露服装,不配戴造型夸 张饰物; 6. 因故不能参与会议的人员,须按协会请假制度请假。

五、纪律

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1. 2.

凡收到会议活动通知,必须提前 3 分钟到达会议,办公室做好考勤工作; 无故缺席一次者口头警告,迟到累计三次或无故缺席一次者在会议上作公开 检讨并取消评优资格;五次者留部并通报批评;

3. 4. 5.

活动参与率在活动、会议总数 60%之上,方能参加评优; 凡安排工作的,务必按时提交,迟交或不交按迟到或缺席处理; 与会者迟到 5 分钟以上, 无事先向办公室副主任报告情况的, 视其无故缺席。 在请假过程中,若发现有弄虚作假的现象,一经查实,作无故缺席处理,并 取消评优资格;

6. 7.

各干事认真阅读会议议程,做好会前准备工作。 会议期间应保持安静,不得随意走动,并将手机调为关机或振动状态,有特 殊原因须接听电话时必须到会议室外接听,与会不得装拖鞋、背心等;

8.

在会议过程中,各干事须自觉遵守会场纪律,勤于思考,踊跃发言,做好会 议记录。

七、请假制度
1. 凡请假者,干事必须在活动前向活动负责人请假、会议前向办公室副部长请 假、部长(正副部)必须在活动前向活动负责人请假、会议前向协会副主任 请假、值班前向组长请假; 2. 请假者必须在活动前一天填好请假条并交由办公室备份,无故缺交一星期当 缺席处理; 3. 如事出突然,未能于会前请假,按程序补请,并说明原因,缘由合理者批准 补请,由办公室作好记录并存档,否则当缺席处理。

八、换届及纳新制度
1.换届制度 1) 换届初步定在每年的 11 月末, 完成主席、 副主席、 部长及各项目组组长的更新。 2) 主席、副主席、部长、组长任期为一年。 3) 换届时,申请人需向协会上交换届申请表,经过原主席、部长及组长面试、在 全体大会上讲演进行公投得出。 4) 新的领导班子找团委书记谈话,谈话通过后表明换届完成。

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5) 换届申请表见附件一,具体对换届要求见附件二。 2.纳新制度 1) 纳新宣讲和院学生会一起, 故纳新时间也差不多一起, 一般在 12 月中下旬或来 年3月初; 2) 申请入会的成员需填写申请表,经过三轮面试,符合要求后才可被吸收为我会 干事; 3) 纳新申请表见附件三。

九、办公室物资管理
1.向协会借用志愿者服、旗帜、文件等物品的需要办理相关手续,按相关规定使用, 并按时归还; 2.经费使用与报销: 1) 报销工作需在活动后一周内做好。报销流程:活动结束后,把报销凭证(发票) 交给办公室整理,并填写相关资料表格; 2) 每张报销凭证的背面都要写明报销人、经费用途(一般情况可不用); 3) 活动经费报销由活动负责人统一向办公室报销; 4) 办公室审查报销账目及金额; 5) 账单包括三个,社会志愿者组织账单、学院账单和总账单。社会志愿者组织报 账是记录去社区等志愿活动所有的车费,于学期末联系环翠区志愿者服务中心 (目前与协会合作的社会志愿者组织就这一个)那边,让他们报。学院账单是 记录协会内部活动花费,这个报账无特定的时间要求,只要钱聚集到一定程度 (≥500 元)就可以去院团委老师那报。总账单记录协会的总花费(即社会志愿 者组织账+学院账单) 。 6) 具体账单样式见附件四。

九、办公室文件归档
1.协会日常文档资料结构: 1)常用表格: A. 写实表(见附件五,或去大学生志愿者服务中心网站下载); B. 志愿者服务中心活动档案表(见附件六);

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C. 活动记录表(海洋)(见附件七); D. 前期工作计划表(见附件八)。 资料打包存档时,除了要有以上四个表外,还要有一个专门放照片的文件夹(内有 10 张左右本次活动的照片,对照片的要求,大小应在 1M 以上,禁止将 QQ 图片直接放在 该文件夹中, 用QQ传送照片时, 一定要以文件的形式传送, 防止照片被压缩而失真。 ) 2)规章制度(包括本手册和各部门的工作手册); 3)考核制度(见附件九); 4)协会总结与计划; 5)杂件。 2.文档要求: 1)志愿服务协会办公室根据实际情况健全志愿协会文件归档与完善工作。文件结 构要求:结构清晰,分类明了,效率优先,避免冗余; 2)文档格式规范化要求: a.标题 字体:宋体字号:小二 一级标题 字体:宋体字号:四号字形:加粗 二级标题 字体:黑体字号:小四字形:加粗 b.数字 字体:Times New Roman c.正文 字体:宋体字号:小四 e.行距 1.5 倍行距(或视版面灵活调整) f.页码(文件首页不带页码) 对齐方式:外侧字号:15.5 g.页面设置 样式:—2—

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页边距上:3.17 厘米下:3.17 厘米 左:2.5 厘米右:2.5 厘米 3)电子版文件命名要求: 对外文件命名要符合公文规范;内部文件命名:编号+文件名如:15C01 新 生见面会等;若是计划书初稿,如:纳新策划(初稿更新于 2015.09.12) 4)协会文件一般都要加协会 logo(见附件十),文本文档加在页眉右上角,PPT 和 视频加在左上角。 5)一些比较正式的文件需要封面(见附件十一),封面内容可根据实际情况酌情更 改。

十、奖励与考核
1.奖励 1) 每学期末评选优秀部长,优秀干事; 2) 每学年,评选志愿服务优秀个人。 2.考核 1) 各奖项的评选办法: 考核成绩 60%以上方可参加各奖项评选, 评选采取投票方 式; 2) 月/年会议、活动出勤率低于 60%取消当月/学年评优资格; 3) 由办公室执行考核,每月 5 号前整理并公布上月考核工作,由副主席定期检查 办公室考核汇总情况,督促考核制度的落实,并时时了解考核制度存在不足, 组织讨论以改进考核制度; 4) 考核不及格者经教育后,如再出现不合格,经协会部长团讨论,视情况轻重劝 其退出协会。完成一年考核者,方属协会骨干; 5) 对学生会组织有重大贡献者或者表现特别优秀者可以酌情加倍加分; 6) 本细则是评优及提拔或调任的重要参考,相关内容请查阅《向日葵志愿者协会 考核制度》。

十一、附则
本手册由通过之日起实行,其解释权和修改权属志愿服务协会部长团所有。实

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施工作由办公室负责,审查、监督由副主席负责。

办公常识
一、申请公寓及学子餐厅电子屏、教室以及主楼礼堂流程
1) 在校内 FTP(账号:pub,密码:123456)-文件与公告-教务处中下载多媒体申请 表格或者见附件十二、十三,填好申请表(申请原因以及电子屏公告的语句) 并打印; 2) 找所在组织盖章或者院团委盖章; 3) 找主楼 221 对面的教室盖章; 注意事项: 1) 教室审批时间是每周的周二、周四; 2) 至少提前一个工作日把申请单提交到各楼多媒体值班室。 3) 没有教务处盖章的申请一律无效。

二、信息通知格式
注意:发信息要由活动负责人初审后,发给协会副主席审核,通过后方能发给各院系, 或是联系志服那边帮忙推送。信息要按日期来备份。 例: 各位志愿者大家好,向日葵志愿者协会又要招募志愿者了!活动名称: XXXXXX,活 动时间 XXXXXX,需要志愿者人数:X人,活动地点:海祥社区。活动内容XXXX。 报名方式: 编辑短息“姓名+学号+学院+联系电话+服务时间”发送到184631XX XXX (某同学) , 我们会根据报名顺序录取, 报名成功的同学将会收到负责人的通知。 另外, 大家可将通知转发给身边的同学, 如有疑问请联系: *********** (某 同学) ,希望大家踊跃报名,谢谢!

回复模板参考: 同学您好,您已成功报名 x 月 x 日“主题”的志愿活动,感谢您对向日葵志愿者协 会的支持,请于“时间”在“地点”集合,会有工作人员签到。 “注意事项” 。收到请回 复。 哈尔滨工业大学(威海)

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向日葵志愿者协会

三、证明
由于学校有用志愿服务换学分的政策, 故在申请时, 团委那边需要志愿者提供相应证明, 其模板见附件十四。

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